Con Archedi è possibile creare un archivio personalizzato per ogni condominio con un data-base “su misura” e visualizzare virtualmente la struttura, gli impianti e la loro ubicazione.

L’archivio, per un amministratore, è sempre stato un problema difficile da gestire e con un grande dispendio di energie per poi ottenere un risultato, spesso, non sufficiente alle necessità.

Il problema nasce dalla grande quantità di argomenti diversi (ascensori, impianti elettrici, CPI, riscaldamento, sicurezza, strutture ecc.) che producono una rilevante quantità di documenti che vanno archiviati, aggiornati e condivisi.

Il tempo utilizzato da tutti i collaboratori di Studio per la ricerca dei documenti necessari a dare risposte è altissimo ma, spesso, difficilmente quantificabile perché molto frammentato.

Inoltre i documenti presenti in archivio contengono tantissime importanti informazioni che non vengono utilizzate mentre potrebbero offrire molteplici possibilità per migliorare lo standard di lavoro sia interno allo Studio sia verso i condomini e i fornitori.

Per un amministratore, i problemi principali sono:

• Impossibilità di ripulire archivi vecchi e mal organizzati perché servivano troppe competenze diverse e troppo tempo.
• Impossibilità di mantenere nel tempo un archivio ordinato perché i documenti di un immobile cambiano, scadono, ne servono di nuovi mai esistiti prima o, una volta usati, non vengono più rimessi nel posto giusto.
• Impossibilità di condivisione perché quando serve qualcosa si deve cercarlo ( magari senza sapere cosa si cerca) si deve trovarlo e quando lo si consegna a qualcuno quasi sicuramente non torna più o se torna, torna a pezzi.
• Impossibilità di seguire tutte le scadenze tecniche o contrattuali perché troppe e difficili da scadenziare (in alcuni casi in funzione di come è realizzato un’immobile cambiano gli obblighi o le relative scadenze)
• Impossibilità di effettuare analisi e ricerca su rapporti con i fornitori ecc.

Cosa può offrirvi ARCHEDI: 

• Un lavoro chiavi in mano. Ci potrete consegnare un archivio cartaceo e/o digitale e la nostra organizzazione farà una verifica completa ed approfondita per separare i documenti utili o validi da quelli inutili o superati, si occuperà di scansionare documenti di tutte le tipologie e formati, dell’inserimento dei documenti nella piattaforma e della nuova archiviazione dei documenti cartacei lavorati. Il cliente può fare tutto lui o può non occuparsi di nulla.
• Creiamo un archivio personalizzato, già ragionato e diviso in base alle reali necessità per ogni tipologia di immobile.
• La possibilità in ogni momento di sapere quali documenti obbligatori mancano in ogni sezione.
• La totale gestione delle scadenze relative a ogni documento, sia per obblighi di legge che per scelta.
• La possibilità di creare infinite tabelle di ricerca incrociando in modo verticale ed orizzontale tutti i data base dei singoli immobili.
• Il più evoluto strumento per la gestione del fascicolo del Fabbricato anche perché rimane sempre aggiornato su tutte le nuove normative o gli adempimenti e informa il gestore direttamente senza bisogno di interazione. Un Fascicolo cartaceo o in pdf può diventare obsoleto in pochissimo tempo, il nostro rimane sempre aggiornato.
• Accessi e utilizzo illimitati.